Wie viel Arbeitszeit geht in Meetings? Sechs Studien, eine Spanne
Steffen Rosenögger, Gründer von CapmeVeröffentlicht am 12. November 2026
Sechs Fachstudien messen 11 % bis 38 % der Arbeitszeit in Meetings. Warum Capme mit 21,7 % rechnet, mit zwei Rechenbeispielen.
Kurz gefasst
- Sechs Studien messen 11 % bis 38 % der Arbeitszeit in Meetings; die mittlere Hälfte liegt zwischen 13,5 % und 21,7 %.
- Capme rechnet mit 21,7 %, rund 1,7 Stunden am Tag, weil die Stichproben überwiegend Entwickler und Beschäftigte sind und Führungskräfte in weit mehr Meetings sitzen.
- Die Spanne kommt vor allem aus der Methode, der Rest aus der Rolle. Miss dein Team deshalb nach Rolle.
Beschäftigte verbringen 11 % bis 38 % ihrer Arbeitszeit in Meetings. Das zeigen sechs Fachstudien, erschienen zwischen 2021 und 2026. Der Anteil ist die Meetingzeit geteilt durch die vertragliche Arbeitszeit. Die mittlere Hälfte der Studien liegt zwischen 13,5 % und 21,7 %, der Median bei 16,8 %. Capme rechnet mit dem oberen Rand dieser mittleren Hälfte, 21,7 %: rund 8,7 Stunden einer 40-Stunden-Woche oder 1,7 Stunden am Tag.
Wie viel Zeit verbringen Beschäftigte in Meetings, Studie für Studie?
Sechs Studien messen zwischen 11,1 % und 38,1 %. Die Tabelle zeigt Stichprobe, Methode und Anteil jeder Studie.
| Studie | Wer | Datenquelle | Erhoben | Meetingzeit | Anteil |
|---|---|---|---|---|---|
| Allen u. a. 2022, J. Occup. Environ. Med. | 195 Vollzeitkräfte, USA | Umfrage | April 2020 | 4,42 h pro Woche | 11,1 % |
| Dillon u. a. 2025, NBER WP 33795 | 7.137 Wissensarbeiter in 66 Firmen | Logs aus Microsoft Teams | Sept. 2023 bis Okt. 2024 | 5,22 h pro Woche (nur Teams) | 13,1 % |
| Meyer u. a. 2021, IEEE TSE | 5.971 Antworten von Entwicklern bei Microsoft | Selbstauskunft über einen Arbeitstag | Vor 2019 | 85 min pro Tag | 15,0 % |
| Šmite u. a. 2022, J. Syst. Softw. | Softwareingenieure, Schweden, USA, GB | Kalendereinladungen | 2019 | 89 min pro Tag | 18,5 % |
| Gibbs u. a. 2023, JPE Micro | Über 10.000 IT-Fachkräfte, Asien | Workplace Analytics | Apr. 2019 bis März 2020 | 10,2 von 44,7 h pro Woche (Meetings und Calls) | 22,8 % |
| Hirva u. a. 2026, IJOTB | 1.910 Beschäftigte, Finnland | Umfrage | Herbst 2024 | Rund 3 h pro Tag bei 39,4 h pro Woche | 38,1 % |
| Siebte, getrennt geführt: Deming u. a. 2026, NBER WP 35706 | Über 9.000 Beschäftigte, Norwegen | Umfrage, verknüpft mit Registerdaten | Nicht in der Zusammenfassung | Nicht in Stunden angegeben | 12 % |
Zur Methode: Sortiert lauten die sechs ungerundeten Anteile 11,1; 13,1; 15,0; 18,5; 22,8; 38,1. Linear interpoliert (QUARTILE.INKL in einer Tabellenkalkulation) ergibt das 13,54, 16,77 und 21,75 %. Das obere Quartil ist der Wert, über dem ein Viertel der Studien liegt. Die NBER-Studie (12 %) bleibt draußen: Sie erschien, nachdem die sechs feststanden, und nennt keine Stunden.
Warum liegt der Median nicht genau in der Mitte?
Bei sechs Werten ist der Median die Mitte aus dem dritten und vierten: (15,0 + 18,5) / 2 = 16,8. Unterhalb des Medians liegen die Studien eng beieinander, darüber streuen sie: Von 18,5 auf 22,8 ist ein größerer Schritt als von 13,1 auf 15,0. Deshalb liegt der Median 3,2 Punkte über dem unteren Quartil und 5,0 Punkte unter dem oberen.
Warum rechnet Capme mit 21,7 % und nicht mit dem Median?
Capme rechnet mit 21,7 % statt mit dem Median, weil die sechs Stichproben Führungskräfte zu selten erfassen. Drei Gründe:
- Die Stichproben sind überwiegend Entwickler und Beschäftigte allgemein, und Führungskräfte sitzen in weit mehr Meetings. In der MIT Sloan Management Review von 2007 kommen Rogelberg, Scott und Kello für durchschnittliche Beschäftigte auf rund sechs Stunden pro Woche in geplanten Meetings, für Topmanager auf fast 23 Stunden, rund 57,5 % einer 40-Stunden-Woche.
- Die Methode verschiebt die Werte in beide Richtungen, und das erklärt den größten Teil der Spanne. Die beiden niedrigsten lassen Meetings aus: Dillon u. a. zählen nur Microsoft Teams, Termine im Besprechungsraum fehlen, und Allen u. a. haben im April 2020 gefragt, in den ersten Wochen des Lockdowns. Der höchste ist eine Selbstauskunft (Hirva u. a.), und Gibbs u. a. zählen Calls mit. Die Methode macht die Spanne also breiter. Über den Median bringt Capme erst die Rolle aus Grund 1.
- Ein Team von acht mit einer Führungskraft landet etwa dort: Sieben beim Median, 16,8 %, und die Führungskraft mit 57,5 % ergeben im Schnitt 21,9 %. Eine Teamleitung liegt unter Rogelbergs Topmanagern, 21,9 % ist also eine Obergrenze.
Wer vorsichtig rechnen will, nimmt den Median, 16,8 %.
Was kostet dieser Anteil? Zwei Rechenbeispiele
Für eine Person macht der Meeting-Stundenrechner aus dem Kalender ein Jahr. Die Teamleitung, mit der er startet, sitzt 367 Stunden im Jahr in Meetings, 9,2 volle Arbeitswochen von den 42, die nach Urlaub und Krankheit bleiben.
Dein eigenes Meeting-Jahr zählen
Regeltermine anhaken.
Für ein ganzes Unternehmen multipliziert der Meetingkosten-Rechner Personen, Stunden und Gehalt. Er startet mit 100 Personen bei 65.000 € im Jahr, 78.000 € mit Arbeitgeberkosten, und je 10 Stunden Meetings pro Woche: 1,95 Mio. € im Jahr. Mit unserem Standard von 8,7 Stunden wären es rund 1,70 Mio. €.
Die Zahlen deiner Firma einsetzen
Personen, Stunden und Gehalt; die Kosten erscheinen sofort.
Beide Rechner zählen nur das Gehalt; Kosten eines Meetings berechnen erklärt, was dabei fehlt.
Woher stammen 85 %, 31 Stunden, 252 % und 23 Stunden?
Statistik-Sammlungen wiederholen 85 %, 31 Stunden, 252 % und 23 Stunden, und keine misst den Meetinganteil einer normalen Woche.
- 85 %: Bain schrieb 2010, 85 % der Führungskräfte seien mit den Meetings in ihrem Unternehmen unzufrieden.
- 31 Stunden im Monat: eine Infografik von Atlassian von 2012 mit 62 Meetings im Monat, die Hälfte davon als verschwendet empfunden, ohne genannte Quellen (CMSWire, 2012).
- 252 %: der Work Trend Index von Microsoft vom März 2022, das Wachstum der wöchentlichen Meetingzeit des durchschnittlichen Teams-Nutzers seit Februar 2020.
- 23 Stunden pro Woche: nur Topmanager (Rogelberg 2007, oben), übernommen von der Harvard Business Review 2017.
Welcher Anteil der Lohnsumme geht in Meetings? Die NBER-Studie von 2026
Meetings binden in Norwegen 14 % der Lohnsumme der Firmen und 12 % der Arbeitsstunden, so die NBER-Studie von 2026 von Deming, Løken, Willén und Xu. Gut zahlende Firmen stecken mehr in Meetings, und mehr Meetings gehen mit stärkerem Lohnwachstum einher. Die Studie ist ein noch nicht begutachtetes Working Paper und zeigt eine Korrelation. Den Großteil machen dort Planung, Problemlösung, Informationsweitergabe und Projektabstimmung aus; ein aufgezeichnetes Update kann nur die Informationsweitergabe übernehmen. Ob asynchron besser funktioniert, steht in was die Forschung zu asynchroner Kommunikation belegt.
Welche Zahl zur Meetingzeit passt für wen?
Für den Business Case eines Teams nimm 21,7 % mit Spanne, für vorsichtige Leser den Median, für die Finanzabteilung die 12 % der Arbeitsstunden aus der NBER-Studie; jede Zahl hat eine Schwachstelle.
| Leser oder Zweck | Zahl | Wo sie nicht trägt |
|---|---|---|
| Business Case für ein Team | 21,7 %, Spanne 11 % bis 38 % | Sechs Stichproben, überwiegend IT und Wissensarbeit |
| Vorsichtige Leser | Median 16,8 % | Lässt den Großteil der Zeit von Führungskräften aus |
| Geschäftsführung | Fast 23 h pro Woche für Topmanager | Von 2007, vor dem Alltag mit Videocalls |
| Argument für asynchrone Updates | Keine der sechs; zähl dein eigenes Team | Keine Studie hier misst, wie viel Zeit asynchrone Updates sparen |
| Finanzen, Lohnkosten | 12 % der Stunden, 14 % der Lohnsumme (NBER 2026) | Nur Norwegen; Working Paper |
Was zeigt Capme über Meetingzeit, und was nicht?
Capme misst keine Meetingzeit, denn die Meeting-Plattform ist an keinen Kalender angebunden. Es zeigt, ob aufgenommene Updates angesehen werden. Nimm ein wöchentliches Statusmeeting von einer Stunde mit acht Personen und vier Updates. In Capme macht der Organisator daraus vier Agendapunkte, jeder mit Referent und fünf Minuten Zeitbudget, dazu eine Frist für die Aufnahmen. Die Referenten nehmen im Browser auf; sobald die aufgenommene Agenda verschickt ist, sehen alle ein Kapitel pro Thema an, rund 20 Minuten, und der Organisator sieht, wer angesehen, teilweise angesehen oder noch nicht geöffnet hat. Diskussionen und Entscheidungen bleiben im Live-Call. Capme ist kein Call-Tool und kein Notetaker. Im Tarif Team liegen die Videos in der EU.
Der Admin-Überblick zeigt aufgenommene Videos und den angesehenen Anteil über 30 bis 365 Tage; ein Thema gilt ab 75 % als angesehen. Team kostet 12 € pro Referent und Monat, netto, ab 3 Referenten (Preise, November 2026); Zuschauer sind kostenlos. Capme lässt sich 14 Tage testen; der Pilotplan zeigt, wie.
Wie misst du den Meetinganteil im eigenen Team?
- Schick die Nachricht nach einer normalen Woche: keine Feiertage, kein Quartalsende.
- Frag fünf bis zehn Leute in einer Rolle mit der Nachricht unten nach ihren Meetingstunden in dieser Woche. Alternativ legt jede Person einen Kalenderexport in den Meeting-Stundenrechner, der ihn im Browser liest und den Kalender nicht hochlädt.
- Teil die Summe der Stunden durch die vertraglichen Stunden derer, die gemeldet haben.
- Vergleich das Ergebnis mit den Quartilen. Unter 13,5 % ist wenig, 13,5 % bis 21,7 % ist der mittlere Bereich, und über 21,7 % lohnt der erste Blick auf die Serientermine. Die Bereiche gelten für Beschäftigte ohne Führungsrolle; Führungskräfte liegen höher, also vergleich sie untereinander.
- Notier, welche Serientermine nur Informationen weitergeben; Welche Meetings können asynchron laufen? sortiert neun Meetingtypen nach diesem Test. Nach der Änderung zählst du noch einmal, mit denselben Leuten.
In Deutschland ist das Sammeln von Hand der einfache Weg: Software, die einzelne Kalender automatisch auswertet, ist technische Überwachung, bei der der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmt; mehr dazu in Video-Tool einführen: Was der Betriebsrat mitbestimmt. Das gilt auch für Capmes Sehfortschritt pro Person; ein Admin kann ihn auf „Nur Summen“ umstellen. Das ist keine Rechtsberatung.
Häufig gestellte Fragen
- Sind 21,7 % die durchschnittliche Meetingzeit?
- Nein. 21,7 % sind das obere Quartil von sechs Studien, die von 11 % bis 38 % reichen. Ihr Median liegt bei 16,8 %, ihr Mittelwert bei 19,8 %. Eine finnische Selbstauskunft zieht den Mittelwert nach oben.
- Wie viel Zeit geht in Meetings verloren?
- Das fragen nur Umfragen, und die Antworten sind Einschätzungen. In der HR-WORKS-Befragung vom Februar 2025 hielten Beschäftigte in Deutschland 3,2 ihrer 4,7 wöchentlichen Meetingstunden für verschwendet. In der Umfrage für Otter.ai von 2022 hätten die Befragten fast 6 von 18 Stunden auslassen können.
- Wie viel Zeit verbringen Beschäftigte in Deutschland in Meetings?
- Keine der sechs Studien kommt aus Deutschland. Eine Anbieterumfrage unter 1.040 Beschäftigten für HR WORKS vom Februar 2025 ergab selbst angegebene 4,7 Stunden pro Woche, rund 12 % von 40 Stunden.