Kosten eines Meetings berechnen: die Formel und wie du sie senkst

„Dieses Meeting: 8 Personen × 30 Min. ≈ 150 €, wöchentlich 7.800 € im Jahr.“ In dieser Kalenderzeile steckt die Meeting-Kosten-Formel: Teilnehmerzahl × Vollkostensatz pro Stunde × Dauer in Stunden. Hier bepreist sie ein wöchentliches Projekt-Update mit 8 Personen bei 65.000 € Jahresgehalt, und kaum ein Team rechnet so einen Termin je aus, weil keine einzelne Woche davon teuer aussieht.

Der Vollkostensatz ist das Jahresgehalt plus die Kosten, die der Arbeitgeber obendrauf zahlt, geteilt durch 2.080 bezahlte Stunden (52 Wochen × 40 Stunden). Laut Capmes Code (Stand Oktober 2026) setzt der Meeting-Kosten-Rechner pauschal 20 % für Teams in der EU an und 35 % für Teams in den USA, wo Krankenversicherung und Lohnsteuern höher liegen. Aus 65.000 € Gehalt werden so 37,50 € pro Stunde, ohne Zuschlag wären es 31,25 €. In den USA ergeben 65.000 $ mit 35 % Zuschlag 42,19 $ pro Stunde.

Den Zuschlag lassen viele weg. Dann liegst du in der EU um etwa ein Sechstel (17 %) zu niedrig und in den USA um ein Viertel (26 %).

Für eine Tabelle trägst du die Teilnehmerzahl in Spalte B ein, das Durchschnittsgehalt in C, den Zuschlag als Dezimalzahl in D und die Minuten in E. Spalte F zeigt dann die Kosten eines Termins und G das Jahr eines wöchentlichen Meetings, mit den Formeln aus dem Kasten unten.

Wir finden, die Zahl gehört in die Kalendereinladung, weil sie nur dort noch eine Entscheidung ändern kann. Die Zeile oben auf dieser Seite reicht.

Ein wöchentliches Meeting kostet zwischen ein paar Tausend und einigen Zehntausend Euro im Jahr, und die Zahl der Köpfe bewegt das mehr als das Gehalt. Die Tabelle rechnet mit der Formel des Rechners und dem EU-Zuschlag.

Für Führungskräfte sind das Untergrenzen: Laut Harvard Business Review sitzen sie fast 23 Stunden pro Woche in Meetings, und der HBR-Beitrag zum Kostenrechner beschreibt ein wöchentliches Meeting des mittleren Managements, das laut einer Bain-Studie ein Unternehmen 15 Mio. $ im Jahr kostete.

Bevor du so einen Termin verteidigst, frag, wem es auffiele, wenn er zwei Wochen ausfällt.

Die Formel bepreist nur die Zeit im Raum. Die größte Lücke ist die Vorbereitung. James Allen von Bain beschrieb ein Unternehmen, in dem „Mitarbeiter im ganzen Unternehmen erstaunliche 300.000 Stunden im Jahr damit verbrachten, ein einziges wöchentliches Vorstandsmeeting zu unterstützen“ (übersetzt; Bain, Mai 2014). Im Raum selbst saß der Vorstand davon 7.000 Stunden. Um die Vorbereitung deines eigenen Meetings zu bepreisen, rechnest du die Minuten jedes Vorbereitenden wie zusätzliche Minuten im Raum: Vier Personen, die je 20 Minuten vorbereiten, kosten beim Gehalt von 65.000 € weitere 50 €.

Die zweite Lücke ist der Weg zurück an die Arbeit. Gloria Mark fand in ihrer Feldforschung, dass Menschen im Schnitt 23 Minuten und 15 Sekunden brauchten, um eine unterbrochene Aufgabe wieder aufzunehmen, wie sie Gallup erzählte. Sophie Leroy zeigte 2009, dass ein Teil der Aufmerksamkeit nach einem Wechsel bei der unerledigten Aufgabe bleibt und die nächste schlechter gelingt; sie nannte das Attention Residue.

Geteilt durch 2.080 bezahlte Stunden liegt der Satz unter den deutschen Arbeitgeberkosten pro tatsächlich geleisteter Stunde; die deutschen Zahlen nach Rolle stehen in Was eine Meetingstunde in Deutschland kostet. Ein pauschaler Durchschnittssatz sagt nichts über eine Person, echte Gehälter pro Teilnehmer oder ein Tool, das auswertet, wer in welchen Meetings sitzt, können aber den Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ins Spiel bringen.

Streich die Meetings, in denen einer redet und alle zuhören, und behalte die, an deren Ende eine Entscheidung steht, egal was sie kosten. Shopify machte 2023 die Kosten im Kalender sichtbar, und COO Kaz Nejatian beschrieb CBS die Wirkung so: „People ask questions: what is this meeting for? Why are this many people in it?“ (Die Leute fragen: Wofür ist dieses Meeting? Warum sitzen so viele drin?) Unsere Faustregel: Gibt ein Meeting nur Informationen weiter und sitzen 5 oder mehr Personen drin, nimm es auf. Mit der Annahme der Karte „Gesparte Zeit“ (siehe unten), dass ein Live-Update 3-mal so lange dauert wie seine Aufnahme, braucht die Aufnahme dann weniger als 7 % der Personenzeit, die das Meeting live bindet, und schon das kleinste Meeting unserer Tabelle kostet 3.750 € im Jahr. Weitere Meeting-Typen sortiert Welche Meetings können asynchron laufen?.

Capme macht aus einem Status-Meeting eine aufgezeichnete Agenda, die alle dann ansehen, wenn es passt. Nimm das Update mit 8 Personen für 150 € pro Woche. In einem Team-Workspace schreibt der Organisator die Agenda, ein Thema pro Referent mit Ziellänge, und verschickt sie. Jeder Referent bekommt einen Link, nimmt Bildschirm und Kamera im Browser auf, und das Video liegt auf EU-Hosting. Die Frist läuft als Countdown, wird aber nie erzwungen, und die Admin-Übersicht zeigt, wer noch eine Aufnahme schuldet. Das Publikum sieht die Themen als Kapitel hintereinander.

Angenommen, die Referenten nehmen zusammen 10 Minuten auf. Die Karte „Gesparte Zeit“ in der Admin-Übersicht multipliziert die Minuten mit 3 (so viel länger würde es live dauern), mit 5 Zuschauern im Schnitt und mit 36,00 € pro Stunde und zeigt 90 €. Trägt der Inhaber 8 Personen und den Bruttosatz von 31,25 € ein (die 20 % schlägt die Karte selbst auf), zeigt sie 150 €, den Preis des Meetings.

Die Grenze steht auf der Karte selbst: „Schätzung, keine Messung.“ Der Faktor ist eine Annahme, die nur der Inhaber des Workspace ändern kann, und eine Entscheidungsrunde bleibt besser live. Du zahlst pro Referent, Zuschauer sind kostenlos. Zum Ausprobieren startest du den 14-Tage-Test auf der Preisseite. Der kostenlose Screen Recorder braucht keinen Plan; zum Speichern fragt er nach einer geschäftlichen E-Mail.

Das Controlling akzeptiert Meetingkosten eher, wenn die Methode neben der Zahl steht und frei gewordene Stunden Kapazität heißen. Die Gehälter sinken nicht, wenn ein Meeting wegfällt; zu Geld wird die Ersparnis erst, wenn die Stunden Überstunden, eine Einstellung oder umsatzwirksame Arbeit ersetzen. Schreib das gleich in die Notiz, wie unten, dann muss niemand über eine Schlagzeile wie „7.800 € gespart“ streiten. Für ein ganzes Team baut der Business Case für asynchrone Meetings die vollständige Rechnung auf.