Abrechnung, Referenten und Rechnungen

Ein Firmen-Workspace erledigt das unter Abrechnung im Workspace-Admin. Ein Workspace für eine Person nutzt Tarif & Abrechnung im Kontomenü.

Die Rechnungsdaten können Admins ausfüllen. Einen Tarif kaufen, die Zahl der Referenten ändern und Rechnungen öffnen kann nur der Inhaber.

Capme wird an Unternehmen verkauft. Bevor du kaufen kannst, füllst du die Rechnungsdaten aus: eingetragener Firmenname, Adresse, Rechnungs-E-Mail und eine Steuernummer. Dazu bestätigst du, dass du für ein Unternehmen bestellst.

Die Preise sind netto. Kunden in Deutschland zahlen 19 % Umsatzsteuer. Unternehmen in einem anderen EU-Land brauchen eine USt-IdNr., die Capme beim Speichern prüft, und bekommen eine Rechnung im Reverse-Charge-Verfahren. Außerhalb der EU fällt keine EU-Umsatzsteuer an.

Solange du angemeldet bist, öffnet sich Tarif kaufen über das Kontomenü, den Tab Abrechnung und die Tarifkarten auf der Preisseite. Alles passiert auf einer Seite.

Zuerst wählst du den Tarif und Monatlich oder Jährlich, zwei Monate gratis. Bei Team und Business legst du danach fest, für wie viele Referenten ihr zahlt. Dann folgen die Rechnungsdaten und zuletzt die Zahlung.

Team beginnt bei 3 Referenten und Business bei 10. Für weniger Referenten, als der Workspace schon hat, kannst du nicht zahlen. Vor der Zahlung zeigt die Seite die Rechnung: Referenten mal Preis, netto. Die Umsatzsteuer ergibt sich aus deiner Rechnungsadresse, und die Zahlungsseite zeigt den genauen Betrag vor der Zahlung.

Kauft eure Firma über den Einkauf, finden Inhaber und Admins neben der Bestellung zwei Dinge. Angebot anfordern öffnet eine E-Mail an sales@capme.app, in der Tarif, Referenten, Abrechnung und Nettopreis schon stehen. Bestellübersicht drucken zeigt die Bestellung auf einer Seite mit Verkäufer, Käufer, Nettopreis, Umsatzsteuer und Zahlungsarten, zum Drucken oder als PDF. Sie ist keine Rechnung und bestellt nichts.

Nach einer Testphase zählen alle, die als Referenten hinzugefügt wurden, und für weniger Referenten, als der Workspace hat, kannst du nicht zahlen. Sind es mehr als das Minimum des Tarifs, fragt die Seite Wer nimmt wirklich auf? und verlinkt den Tab Personen. Dort machst du vor dem Kauf alle, die nur zuschauen, zu Zuschauern.

Kaufen kann nur der Inhaber. Alle anderen sehen, wer das ist, und können ihm von der Seite aus eine E-Mail schreiben. Solange bezahlte Tarife noch nicht offen sind, führt jeder Kaufen-Button auf eine Seite, auf der du deine Adresse hinterlässt, und Capme schreibt dir, sobald sie öffnen. Die Rechnungsdaten kannst du im Tab Abrechnung schon ausfüllen.

Zahlt der Workspace schon, steht im letzten Schritt Tarif ändern, und es öffnet sich keine Zahlungsseite. Der Tarif ändert sich sofort in deinem bestehenden Abo. Capme rechnet den Rest des laufenden Zeitraums an und bucht die Differenz über dein hinterlegtes Zahlungsmittel ab. Im Tab Abrechnung steht oben dein Tarif mit einem Knopf: Tarif wählen, solange du noch nicht zahlst, danach Tarif upgraden. Er öffnet diese Seite mit der passenden Auswahl, auch mit jährlicher Zahlung, wenn du monatlich zahlst.

Ihr zahlt pro Referent. Zuschauer kosten nichts. Der Inhaber ändert die Zahl der Referenten unter Tarif verwalten (der Knopf im Tab Abrechnung oder Referenten ändern im Tab Personen). Bevor sich etwas ändert, zeigt eine Bestätigung den neuen Betrag und wann er berechnet wird, und danach bestätigt eine E-Mail die Änderung. Eine Änderung gilt sofort. Bei monatlicher Zahlung verrechnen wir den Unterschied mit der nächsten Rechnung, und ein Referent, für den ihr nicht mehr zahlt, wird gutgeschrieben. Bei jährlicher Zahlung wird ein zusätzlicher Referent sofort berechnet, anteilig bis zum Ende des Abrechnungsjahres. Einen entfernten Referenten schreiben wir dann nicht gut. Auf deine Karte wird nichts erstattet.

Für weniger Referenten, als der Workspace hat, könnt ihr nicht zahlen. Mach vorher einzelne Referenten zu Zuschauern. Für mehr als 500 Referenten schreib an sales@capme.app.

Rechnungen und Zahlungsmittel öffnet das Abrechnungsportal. Dort lädt der Inhaber Rechnungen herunter und ändert das Zahlungsmittel. Abo kündigen unter Tarif verwalten öffnet die Kündigung direkt. Gekündigt wird zum Ende des laufenden Monats oder Jahres, und eine E-Mail bestätigt die Kündigung. Kündigen geht auch per E-Mail an hello@capme.app.

Nach der Kündigung zeigt der Tab Abrechnung den Tarif als Gekündigt, mit dem Tag, an dem er endet. Bis dahin funktioniert alles wie bisher. Tarif fortsetzen nimmt die Kündigung zurück. Um Tarif oder Referenten zu ändern, setz den Tarif zuerst fort.

Bei jährlicher Zahlung kannst du statt per Karte oder SEPA auch per Rechnung zahlen: Wähl beim Kauf Rechnung, per Überweisung. Der Tarif gilt sofort, und die Rechnung mit unserer Bankverbindung geht an die Rechnungs-E-Mail. Sie ist in 14 Tagen fällig. Ist sie 44 Tage nach dem Rechnungsdatum noch offen, wird der Workspace für neue Aufnahmen und Meetings gesperrt, bis das Geld da ist. Gelöscht wird nichts.

Geht eine Zahlung per Karte oder SEPA nicht durch oder ist eine Rechnung überfällig, bekommen der Inhaber und die Rechnungs-E-Mail eine Nachricht, und der Tab Abrechnung zeigt es, bis bezahlt ist. Solange wir es erneut versuchen, funktioniert alles weiter. Scheitert auch der letzte Versuch, wird der Workspace gesperrt, bis die offene Rechnung bezahlt ist. Solange sie offen ist, wird nichts gelöscht, und mit der Zahlung läuft der Tarif weiter.

Was danach mit dem Workspace passiert, steht unter Tarife, Testphasen und was passiert, wenn eine endet.