Was Volkswagen und die Deutsche Bank im Jahr für Meetings ausgeben könnten

In keinem Geschäftsbericht steht eine Zeile namens Meetings. Was große börsennotierte Unternehmen jedes Jahr ausführlich veröffentlichen, ist, wie viele Menschen sie beschäftigen und was diese Menschen kosten. Volkswagen und die Deutsche Bank gehören zu den größten Arbeitgebern in Deutschland, der eine aus der Industrie, die andere aus der Finanzbranche, und beide legen diese Zahlen für 2024 offen. Damit lässt sich eine Arbeitsstunde bei beiden bepreisen. Wie viele dieser Stunden in Meetings fließen, lässt sich daraus nicht ablesen, und dieser Artikel tut auch nicht so.

Statt einer Zahl bekommst du deshalb drei. Jedes Szenario nimmt einen Anteil der Arbeitszeit, der plausibel auf Meetings entfallen könnte, und wendet ihn auf das Personalbudget an, das das Unternehmen selbst ausgewiesen hat. Das niedrige Szenario ist bewusst zurückhaltend angesetzt, das hohe bewusst großzügig. Heraus kommt eine Spanne, bei der jeder Rechenschritt offenliegt. Du kannst ihn nachprüfen, einer Annahme widersprechen und deine eigene einsetzen.

Vier Zahlen tragen den ganzen Artikel. Jede stammt aus der eigenen Berichterstattung des Unternehmens zum Geschäftsjahr 2024.

Der Geschäftsbericht von Volkswagen nennt für 2024 eine durchschnittliche Belegschaft von 682.724, 0,6 % mehr als im Vorjahr. Darin sind die Beschäftigten der chinesischen Gemeinschaftsunternehmen enthalten. Der Anhang zum Konzernabschluss weist für dasselbe Jahr einen Personalaufwand von 49,786 Mrd. € aus, dieselbe Größenordnung, die auch das Handelsblatt in seinem Bilanzcheck nannte. Der Personalaufwand in der Bilanz umfasst neben Löhnen und Gehältern auch die Sozialabgaben und Altersversorgung des Arbeitgebers. Die Zahl ist also schon ein Vollkostenwert in dem Sinn, in dem der Rechner das Wort verwendet.

Daraus folgt eine Sache, und deshalb teilt dieser Artikel die eine Zahl nie durch die andere. Die chinesischen Gemeinschaftsunternehmen sind nicht voll konsolidiert. Ihre Löhne stehen also nicht im Personalaufwand des Konzerns, ihre Beschäftigten aber in der Belegschaftszahl. Wer 49,786 Mrd. € durch 682.724 teilt, vermischt zwei verschiedene Grundgesamtheiten und unterschätzt die Kosten pro Kopf. Die Szenarien unten brauchen für Volkswagen gar keinen Pro-Kopf-Wert. Sie rechnen direkt mit dem Personalbudget, und die Belegschaftszahl zeigt nur die Größenordnung.

Die Deutsche Bank meldete zum 31. Dezember 2024 in ihrem Jahresergebnis und im Geschäftsbericht 2024 auf Form 20-F 89.753 Mitarbeitende, gezählt in Vollzeitäquivalenten, zwei Halbtagskräfte zählen also als eine Stelle. Ihr Vergütungsbericht 2024 nennt eine für das Jahr gewährte Gesamtvergütung von 11,056 Mrd. €. Den größten Teil davon macht die Festvergütung mit 8,1 Mrd. € aus, den zweitgrößten die variable Vergütung zum Jahresende mit 2,5 Mrd. €.

Für das Folgende zählen zwei Details. Die für ein Jahr gewährte Vergütung ist eine andere Zahl als der Personalaufwand in der Gewinn- und Verlustrechnung, weil ein Teil der variablen Vergütung aufgeschoben und über spätere Jahre als Aufwand erfasst wird. Und welche Arbeitgeberkosten darin stecken, legt die Definition des Berichts fest. Stehen manche Arbeitgeberbeiträge außerhalb der 11,056 Mrd. €, liegen die Szenarien für die Bank unten eher zu niedrig. Die Belegschaft ist ein Stichtagswert zum Jahresende, die Vergütung deckt das ganze Jahr ab. Ein Pro-Kopf-Wert aus beiden ist deshalb eine Näherung.

Nützlich ist die Näherung trotzdem. 11,056 Mrd. € geteilt durch 89.753 Vollzeitäquivalente ergibt rund 123.000 € pro Stelle und Jahr. Verteilt auf das Arbeitsjahr des Rechners mit 2.080 Stunden sind das rund 59 € pro Stunde.

Üblicherweise bepreist man ein Meeting mit Teilnehmerzahl mal Stundensatz mal Dauer. Dafür braucht man Daten über Meetings: wie viele Personen teilnehmen, wie lange, wie oft. Keines der beiden Unternehmen veröffentlicht davon etwas. Veröffentlicht wird das gesamte Personalbudget des Jahres, und das reicht für eine einfachere Frage: Wenn ein bestimmter Anteil der bezahlten Arbeitszeit auf Meetings entfiele, welcher Anteil des Personalbudgets wäre das?

Das ist die Formel des Rechners, nur umgestellt. Im Unternehmensmodus multipliziert der Rechner die Zahl der Mitarbeitenden mit einem Stundensatz (Gehalt geteilt durch 2.080), mit den Meetingstunden pro Woche und mit 52 Wochen. Da 52 Wochen zu 40 Stunden genau 2.080 Stunden sind, kürzen sich 52 und 2.080 zu Wochenstunden durch 40. Mitarbeitende mal Gehalt ist das Personalbudget. Übrig bleibt die Formel oben. Wer die veröffentlichten Zahlen eines Unternehmens in den Rechner eingibt, bekommt deshalb dasselbe Ergebnis wie dieser Artikel. Wie das geht, zeigt der Abschnitt zum Rechner weiter unten.

Die Methode hat drei Eigenschaften, die man kennen sollte. Sie braucht kein angenommenes Gehaltsband, weil die Gesamtsumme des Unternehmens es ersetzt. Sie braucht keinen Zuschlag für Arbeitgeberkosten, weil ein veröffentlichter Personalaufwand diese schon enthält. Und sie ist linear: Doppelter Anteil heißt doppelte Kosten. Deshalb lässt sich die Ergebnistabelle unten mit einem Taschenrechner nachprüfen.

Sie hat auch eine Schwäche, dieselbe wie jede Schätzung von außen. Sie behandelt jeden Euro Personalkosten so, als kaufe er dieselbe Art Stunde. Eine Produktionsschicht, ein Filialschalter und ein Strategieteam werden aus demselben Budget bezahlt und verbringen ihre Wochen sehr unterschiedlich. Einen Anteil auf alle anzuwenden, ist eine Vereinfachung. Die Szenarien sind so gebaut, dass sie zeigen, wie stark sich das Ergebnis mit dem Anteil verschiebt.

Die eine Zahl, die außerhalb der Unternehmen niemand hat, ist der Anteil der Arbeitszeit, der auf Meetings entfällt. Der Artikel nimmt deshalb drei, jede mit benannter Herkunft.

Die Szenarien sind als Anteile an der Arbeitszeit festgelegt, die Stunden sind nur eine Übersetzung. Viele tarifliche Wochen in Deutschland sind kürzer als 40 Stunden, in großen Teilen der Metall- und Elektroindustrie gilt seit Langem die 35-Stunden-Woche. Bei 35 Stunden entsprechen dieselben drei Anteile rund 4,4, 8,75 und 15,75 Meetingstunden pro Woche. Die Eurobeträge ändern sich dadurch nicht, weil sie vom Anteil abhängen und nicht von der Länge der Woche.

Für Volkswagen: 49,786 Mrd. € × 0,125 = 6,223 Mrd. €; × 0,25 = 12,447 Mrd. €; × 0,45 = 22,404 Mrd. €. Für die Deutsche Bank: 11,056 Mrd. € × 0,125 = 1,382 Mrd. €; × 0,25 = 2,764 Mrd. €; × 0,45 = 4,975 Mrd. €. Mehr fließt in diese Zahlen nicht ein.

Aufschlussreicher ist die Spanne pro Wochenstunde. Bei einer 40-Stunden-Woche ist eine Meetingstunde pro Woche und Person 2,5 % der Arbeitszeit. Bei Volkswagen sind das rund 1,24 Mrd. € im Jahr, bei der Deutschen Bank rund 276 Mio. €. Jede Wochenstunde mehr oder weniger im Durchschnitt verschiebt die Summe um diesen Betrag. Bei einer 35-Stunden-Woche ist die Stunde ein größerer Anteil, und die Beträge steigen auf rund 1,42 Mrd. € und 316 Mio. €.

Der Rechner gibt Meetingzeit auch als Vollzeitstellen aus: alle Stunden in Meetings, geteilt durch das Arbeitsjahr einer Person. Bei der Deutschen Bank, wo Belegschaft und Vergütung dieselbe Gruppe von Menschen abdecken, ist das einfach die Belegschaft mal den Anteil. Bei 12,5 % sind es rund 11.200 Vollzeitäquivalente, bei 25 % rund 22.400 und bei 45 % rund 40.400.

Bei Volkswagen ergibt dieselbe Multiplikation mit der ausgewiesenen Belegschaft rund 85.000, 171.000 und 307.000. Diese Zahlen stehen nur zur Einordnung der Größenordnung hier, denn die Belegschaft enthält die chinesischen Gemeinschaftsunternehmen und die Eurobeträge oben nicht.

Was die Zahlen zeigen, ist die Größenordnung. In Unternehmen dieser Größe ist der Anteil der Arbeitszeit in Meetings eine Größe, die in Milliarden Euro gemessen wird, und eine Stunde pro Woche mehr oder weniger im Durchschnitt ist Hunderte Millionen wert. Das gilt unabhängig davon, wie hoch der echte Anteil bei einem der beiden Unternehmen ist.

Der Meeting-Kostenrechner hat drei Modi. Unternehmen bepreist ein Jahr Meetings für die ganze Organisation. Simulator bepreist ein Meeting, bevor du es ansetzt. Live zählt die Kosten hoch, während ein Meeting läuft, auch im Titel des Browser-Tabs. Die Methode aus diesem Artikel ist der Unternehmensmodus.

Der Unternehmensmodus fragt vier Dinge ab: die Zahl der Mitarbeitenden, ein durchschnittliches Jahresgehalt, die Region und die Meetingstunden pro Woche und Person. Er startet mit 100 Mitarbeitenden, einem Gehalt von 65.000 € und 10 Stunden. Die Stunden lassen sich von 1 bis 30 einstellen, mit Voreinstellungen bei 4, 8, 12 und 20. Ein Schalter schlägt auf das Gehalt einen üblichen Zuschlag für Arbeitgeberkosten auf: 20 % in Europa und 35 % in den USA. Als Ergebnis zeigt er die Jahreskosten, darunter die Monats- und Wochenwerte, und die Meetingzeit als Zahl von Vollzeitstellen.

Volkswagen passt nicht am Stück in den Rechner, das Feld für Mitarbeitende endet bei 99.999. Weil die Methode linear ist, kannst du einen Ausschnitt rechnen und hochskalieren. Bei 10 Stunden ergeben 49,786 Mrd. € genau 12,447 Mrd. €, und ein Hundertstel des Budgets ergibt ein Hundertstel des Ergebnisses.

Für euer eigenes Unternehmen sind die Eingangswerte leichter zu finden als bei einem börsennotierten Konzern, und sie sind besser. Ihr kennt eure Belegschaft und eure Gehaltsbänder. Ihr könnt eine Abteilung statt der ganzen Organisation nehmen. Und ihr könnt unsere drei Anteile durch eine Zahl aus euren eigenen Kalendern ersetzen: die Stunden, die eine typische Person im Team in einer normalen Woche in Meetings verbringt. Der Hilfetext des Rechners nennt ein Beispiel: ein tägliches Standup von 15 Minuten plus eine zweistündige Planungsrunde sind rund 3,25 Stunden.

Kennst du die Vollkosten pro Person, trag sie als Gehalt ein und schalte den Zuschlag aus, wie oben bei der Deutschen Bank. Kennst du nur Bruttogehälter, lass den Schalter an. Die Standardformel hinter den Modi für einzelne Meetings, mit Rechenbeispielen, steht in Was ein Meeting wirklich kostet.

Die Formel hat einen Hebel, der mehr zählt als die anderen: Jede Person im Meeting bezahlt die ganze Dauer. Ein einstündiges Update mit zwanzig Teilnehmenden sind zwanzig bezahlte Stunden, egal ob jemand fünf Minuten davon gebraucht hat oder fünfzig.

Capme ändert das für eine Art Meeting: das wiederkehrende, in dem reihum berichtet wird. Der Organisator schreibt eine Agenda, mit Thema, Referent und Zeitbudget für jeden Punkt, und eine Frist. Jeder Referent bekommt eine E-Mail, nimmt sein Thema im Browser in einem Durchgang auf und schickt es ab. Sind die Videos da, veröffentlicht der Organisator die aufgezeichnete Agenda, und alle sehen sie sich Kapitel für Kapitel an, wann es ihnen passt. Der Organisator sieht, wer sie angesehen hat, wer einen Teil davon und wer sie noch nicht geöffnet hat. Ist der Workspace auf reine Summen eingestellt, sieht er, wie viele es sind.

Nimm ein wöchentliches Update von einer Stunde mit zwanzig Teilnehmenden, von denen fünf ein Thema vorstellen. Live kostet es zwanzig Personenstunden pro Woche. Jetzt wird es aufgezeichnet. Angenommen, jedes der fünf Themen dauert vier Minuten, die Agenda umfasst also zwanzig Minuten Video. Angenommen, jeder Referent braucht fünfzehn Minuten für die Aufnahme, Wiederholungen eingerechnet: Das sind 1,25 Stunden. Alle zwanzig sehen die zwanzig Minuten: Das sind 6,7 Stunden. Zusammen sind es rund 7,9 Personenstunden statt 20.

Jede Zahl in diesem Beispiel ist eine Annahme, und eure werden anders aussehen. Die vier Minuten pro Thema, die fünfzehn Minuten für die Aufnahme und die Annahme, dass alle alles ansehen, stammen von uns. Gleich bleibt, woher der Unterschied kommt: Zeit, die nur eine Person braucht, wird nicht mehr mit allen im Raum multipliziert. Die Insights-Seite des Workspace macht dieselbe Schätzung mit Annahmen, die ihr selbst festlegt (Stundensatz, typische Teilnehmerzahl, wie viel länger die Live-Version dauern würde), und kennzeichnet sie als Schätzung.

Nicht jedes Meeting gehört auf eine aufgezeichnete Agenda. Status-Updates, Ankündigungen und Schulungen, bei denen eine Person spricht und viele zuhören, passen gut. Eine strittige Entscheidung, ein schwieriges Gespräch oder ein Erstkontakt bleiben besser live.

Beim Preis gilt: Wer aufnimmt, zahlt, wer nur zuschaut, zahlt nicht. Team wird pro Referent abgerechnet, ab drei Referenten, und jeder bezahlte Plan wird an Unternehmen verkauft. Die Einzelheiten stehen auf der Preisseite. Ein Test läuft 14 Tage, mit allen Referenten und ohne Karte.